Questions fréquemment posées

La vente de vos biens au gouvernement fédéral ou la conclusion de marchés de services avec ce dernier peuvent parfois vous laisser perplexe. Voici quelques conseils qui devraient vous aider à répondre aux questions fréquemment posées en ce qui concerne la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral.

• Que faire pour obtenir une offre à commande?
  • Le gouvernement du Canada a-t-il changé la façon dont-il utilise les offres à commandes?
• Comment puis-je améliorer mes chances en présentant des soumissions?
• Que dois-je faire pour accroître la compétitivité de mes produits et services?
• Comment puis-je avoir la certitude de ne pas manquer d'occasions de soumissionner des marchés?
• Si je suis inscrit au DIF, que dois-je faire pour m'assurer que je pourrai participer à des projets de marché éventuels?
• Comment dois-je donner suite aux documents d'invitation à soumissionner?
• Comment puis-je m'inscrire au Programme des marchandises contrôlées?
• Que dois-je faire pour obtenir de plus amples renseignements?

Que faire pour obtenir une offre à commande?

Le processus d'établissement de l'offre à commandes est soumis aux politiques et aux méthodes normales d'attribution des marchés (notamment la marche à suivre en vertu des accords commerciaux). Dans les offres à commandes, vous déposez votre soumission de la même façon que vous le ferez pour répondre à d'autres invitations (voir Le processus d'invitation à soumissionner). Ainsi, à TPSGC, la plupart des demandes d'offres à commandes dont la valeur est estimée à 25 000 $ ou plus sont diffusées dans le cadre du système MERX. Certaines offres à commandes dont la valeur estimative est inférieure à 25 000 $ sont lancées à partir des listes de fournisseurs du ministère.

Lorsqu'on établit une offre à commandes avec votre entreprise, vous vous engagez à fournir certains produits ou services à des prix précisés dans un délai fixé. Si le gouvernement passe une commande subséquente dans le cadre de votre offre à commandes, ce n'est qu'à ce moment-là que vous concluez avec l'État un contrat pour la somme indiquée dans la commande subséquente. Pour de plus amples renseignements, voir Offres à commandes et Arrangements en matière d'approvisionnement.

Le gouvernement du Canada a-t-il changé la façon dont-il utilise les offres à commandes?

Oui. Il y a des changements en ce qui touche l'utilisation de certaines offres à commandes. Voir Offres à commandes obligatoires - Renseignements importants pour les fournisseurs.

Comment puis-je améliorer mes chances en présentant des soumissions?

Soyez à l'affût de toutes les occasions et cultivez vos contacts. Plus vous serez attentif à chaque occasion et plus vous aurez de contacts, meilleures seront vos chances d'être invité à soumissionner.Apprenez à connaître le mode de fonctionnement des marchés du gouvernement fédéral.

Pour ce faire :

• adressez-vous à nous et communiquez avec les ministères et les organismes pour vous renseigner sur leurs besoins;
• si vous habitez dans la région de l'Atlantique, consultez l'Agence de promotion économique du Canada atlantique et ses programmes de soutien à l'intention des fournisseurs;
• si vous habitez dans l'ouest du Canada, mettez-vous en rapport avec le ministère de la Diversification de l'économie de l'Ouest;
• au Québec, l'agence de Développement économique Canada administre différents programmes d'aide à l'intention des petites entreprises;
• dans le nord de l'Ontario, le Programme d'accès aux marchés de l'Initiative fédérale du développement économique du Nord de l'Ontario (FedNor) vise à aider les entreprises à faire affaire avec le gouvernement fédéral;
• Industrie Canada offre également des programmes visant à aider les fournisseurs.

Ciblez votre marché.
Pour vendre vos biens et vos services au gouvernement, vous devez les faire connaître et ne négliger aucun effort pour les commercialiser. Axez vos efforts commerciaux sur les ministères et les organismes qui ont besoin de vos biens ou de vos services. Ne perdez pas votre temps à vous adresser à tous les ministères du gouvernement fédéral.

Consultez les annuaires téléphoniques du gouvernement et vos personnes-ressources pour connaître les responsables qui, dans les ministères, ont besoin des produits et des services que vous vendez. Faites-vous connaître auprès des gestionnaires du matériel des ministères, qui sont généralement chargés de superviser les services d'appel d'offres et d'attribution de marchés de leur ministère.

Ne négligez aucun effort pour offrir la meilleure qualité.
Si les ministères-clients connaissent la qualité et la renommée de vos produits et de vos services, ils communiqueront sans doute avec vous pour vous inviter à présenter une soumission.

Que dois-je faire pour accroître la compétitivité de mes produits et services?

Assurez-vous que vos produits respectent nos normes.

Inscrivez-vous sur la liste des fournisseurs dans le cadre des programmes du gouvernement.Renseignez-vous afin de savoir si l'Office des normes générales du Canada (ONGC) ou d'autres organismes de normalisation ont mis au point des normes pour vos produits ou vos services. Si tel est le cas, faites normaliser vos produits ou services et faites-les inscrire sur la liste des programmes.

Nous consultons ces listes afin de trouver des fournisseurs pré-qualifiés.Pour en savoir davantage sur les normes de l'ONGC, veuillez consulter le site web de l'ONGC.

Adoptez les normes ISO 9000.
Les ministères sont conscients de l'importance de ces normes pour l'élaboration de systèmes de gestion de la qualité. En fin de compte, les fournisseurs devront proposer des produits et des services qui répondent à des normes de qualité reconnues dans le monde entier, par exemple les normes ISO 9000. Pour de plus amples renseignements, visitez le site web du Conseil canadien des normes.

Inscrivez vos produits écologiques sur des répertoires de produits écologiques commandités par le gouvernement.

Si votre gamme de produits comprend des biens ou des services écologiques, vous devriez envisager de les inscrire sur des répertoires de biens et services écologiques commandités par le gouvernement fédéral.

Ces répertoires sont des outils précieux pour les acheteurs du gouvernement fédéral désireux d'effectuer des achats écologiques.

Demandez une attestation de sécurité.
Votre établissement est-il sûr? Si vous voulez soumissionner des marchés qui comportent des documents ou des renseignements confidentiels ou qui se déroulent dans des établissements protégés, vous devez détenir une attestation de sécurité d'installation industrielle. Veuillez consulter le Processus d'invitation à soumissionner ou appeler le bureau de TPSGC le plus proche pour de plus amples renseignements.

Comment puis-je avoir la certitude de ne pas manquer d'occasions de soumissionner des marchés?

Soyez attentif aux projets de marché.
Le service électronique d'appels d'offre MERX diffuse un bon nombre de projets de marché dont la valeur est supérieure à 25 000 dollars. De nombreux projets de marché dont la valeur est inférieure à 25 000 dollars sont également diffusés dans le système MERX, en particulier dans les secteurs des services scientifiques et professionnels et de l'imprimerie. Pour en savoir davantage, veuillez consulter la rubrique Processus d'invitation à soumissionner.

Les projets de marché pour les travaux de construction évalués à 100 000 dollars ou plus sont annoncés dans le MERX. Les services de consultation en architecture et en génie et les services reliés aux biens immobiliers d'une valeur de 76 500 dollars ou plus sont aussi annoncés dans le MERX.

Si je suis inscrit au DIF, que dois-je faire pour m'assurer que je pourrai participer à des projets de marché éventuels?

Si vous êtes inscrit dans le système Données d'inscription des fournisseurs (DIF), vérifiez l'information sur votre entreprise à l'occasion pour vous assurer qu'elle est à jour.

R.S.V.P.
Si vous êtes invité à soumissionner un marché, donnez suite à cette invitation. Vous n'êtes pas obligé de répondre à toutes les invitations qui vous sont lancées, mais vous devriez nous faire connaître les raisons pour lesquelles vous décidez de ne pas donner suite à une invitation. Sinon, il se pourrait que votre nom soit enlevé de la liste des fournisseurs. Pour en savoir davantage, veuillez consulter la rubrique Inscription comme fournisseur auprès du gouvernement fédéral.

Comment dois-je donner suite aux documents d'invitation à soumissionner?

Lisez attentivement tous les documents.
Chaque document d'invitation est unique. Lisez attentivement chaque instruction qu'il renferme et, dans le cas des documents de TPSGC, consultez les clauses et conditions uniformisées pertinentes du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). N'oubliez pas de donner suite à chacune des exigences, sinon, on jugera que votre soumission est irrecevable. Vous pouvez consulter le Guide des CCUA en direct.

Les échéances sont fermes.
Votre soumission doit parvenir au bon endroit, au plus tard à la date et à l'heure indiquées dans le document d'invitation. TPSGC n'accepte les soumissions en retard que si le retard est imputable à la Société canadienne des postes ou au ministère. Dans tous les autres cas, le Ministère retourne à leur expéditeur les soumissions en retard sans les décacheter. Pour de plus amples renseignements sur la politique de TPSGC pour ce qui est des soumissions en retard, veuillez consulter la rubrique Le processus d'invitation à soumissionner.

Comment puis-je m'inscrire au Programme des marchandises contrôlées?

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a mis en application un programme de marchandises contrôlées pour veiller au respect de la Loi sur la production de défense (LPD) et, des Règlements sur les marchandises contrôlées. Sous ce programme, toute "personne" doit être inscrite ou exemptée d'inscription pour examiner des marchandises contrôlées, en avoir en sa possession ou en transférer à une autre personne au Canada. Veuillez vous référer aux sites suivants pour savoir si ces règlements s'appliquent à vous ou à votre entreprise ou pour trouver une personne-ressource :

• Direction des marchandises contrôlées (DMC)
• Loi sur la production de défense (LPD) (Ministère de la Justice)  

Que dois-je faire pour obtenir de plus amples renseignements?

N'hésitez pas à nous poser des questions.
Nous vous invitons à nous poser des questions sur la façon dont nous exerçons nos activités. S'il s'agit d'un projet de marché géré par TPSGC, adressez-vous à l'agent de négociation des contrats, et non au ministère-client. Sinon, il se pourrait que TPSGC annuler l'invitation à soumissionner. Veuillez consulter la rubrique Le processus d'invitation à soumissionner et le bureau de TPSGC le plus proche pour de plus amples renseignements.

Parlons affaires.
Nous tenons une série de colloques sur la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral. Ils portent aussi bien sur les principes de l'attribution des marchés que sur la rédaction de propositions efficaces et sur l'ALÉNA. Communiquez avec le bureau de TPSGC le plus proche afin de connaître les dates des prochains colloques qui seront offerts dans votre région ou consultez la rubrique Colloques sur les affaires avec le gouvernement.

Renseignez-vous sur le mode de fonctionnement des marchés du gouvernement fédéral.